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Excel工作表的設計

Excel工作表的設計
    創建一個Excel工作表 (工作表:在 Excel 中用於存儲和處理數據的主要文檔。也稱為電子錶格。工作表由排列成行或列的單元格組成。工作表總是存儲在工作簿中。)沒有任何神秘之處可言,畢竟,這只是一些行和列而已。我們當然不想抑制您的創造性。即使是在開始編寫電子錶格的十多年後的今天,我們仍可以看到 ol 網格的絕妙新用途。但是,有幾條可以讓生活變得稍微容易一點的原則以及一些您需要小心的陷阱。這篇文章提出了您在裝好數字設備準備開始構建自己的工作表之前應該問自己的一些問題。

  哪些數據應該在行中,哪些應該在列中?

  有時這一點似乎相當明顯,但總體而言,通常總是把最豐富的數據放在行中而不是列中。做決定時應該考慮數據的可讀性。

  例如,一個以月份定向的工作表可與月標籤很好地配合使用,無論月標籤是在工作表的上方還是左側。在圖中所示的情況下,使月標籤在側面就使得在螢幕上查看工作表更容易,同時也使工作表更容易與打印紙匹配。應讓工作表更長,而不是更寬,這樣就可以使用“Page Up”和“Page Down”鍵來進行螢幕導航。

  工作表僅有四列詳細數據,但是如果工作表有比月份數更多的詳細數據種類,把月份放在列中就可能是更好的選擇。水準定向之後,前一個工作表中所顯示的數據仍然可以工作,但要查看所有的數據就必須將滾動條滾動到右邊。

  通常工作表中積累的詳細資訊最適合於從頂到底的行— 或者相對而言,一個深而窄的工作表。您當然可以建立一個淺且寬(只有幾行深,卻有很多列)的電子錶格,但也許不久您就會遺憾。您必須不停地把滾動條滾到右邊去查找資訊,在您列印時要處理奇怪的分欄符,這時淺且寬的表就會讓您頭疼不已。

  策略提示

  一旦工作表已經填滿數據,再更改就會很費時間— 尤其是它從一開頭就可能有不同的設計。

  需要列印工作表嗎?

  開始在工作表上工作之前,最好問問自己工作表是否需要被列印出來。您可能會發現不用考慮列印的問題,例如在工作表被用於資訊存儲或者僅僅作為參考的時候。

  如果要列印工作表,就需要考慮表和數據應該如何呈現出來。這將會給您的工作表總體設計帶來巨大的不同。例如,前面圖中所示的水準定向的工作表需要兩頁紙列印,即使您使用“頁面設置”對話框(“檔”菜單,“頁面設置”命令)中的“橫向”模式。列印的第二張包含部分月份總計,但是看不到區域的名字,除非您使用對話框中“工作表”選項卡上的“列印標題”選項在每頁上重複列印標題。

  策略提示

  對於大型工作表,無論是水準還是垂直定向的,要使得列印結果容易理解,在每頁頂部重複列印標題行,或在每頁左側重複列印標題列都是絕對必要的。

  數據如何被使用?

  列印結果如何被使用也是一個要考慮的問題。如果將被用在一份管理報告中,那麼您會希望在一頁紙中得到最突出的資訊;如果是一份演示文稿,您會需要對數據進行精煉,或者創建更少更容易理解的數據塊,以便匯總在十來個單元格組成的小網格中。這樣它就可以被放在一張膠片或幻燈片上。如果您有大量的數據要處理,可以根據不同的目的創建匯總頁。

  如果工作表被用於審計或參考的目的,您可能希望看到它所包含的所有資訊。在這裏定向就成了一個大問題。無論是橫向(水準)格式還是縱向(垂直)格式列印,您都需要據此來設計自己的工作表。有時如果您的表有很多列,使用橫向定向會不錯。如果您的列數實在太亂,可以試著把數據分割到工作表的總體系統中,即可以按照真實情況列印而不損失上下文或可讀性的數據塊。例如,前面圖中所示的工作簿底部的工作表標籤說明,顯示的匯總工作表實際上在一個工作簿中匯總了其他六個表中的數據。

  如果不需要列印工作表中的所有專案,可以使用分級顯示來折疊大型工作表中的詳細內容。例如,可以使用分級顯示來只顯示和列印總計。

  受眾對象是誰?

  構建工作表只是給自己用呢,還是要與他人聯機或是以列印的形式共用呢? 換句話說,工作表需要看上去很漂亮呢,還是沒必要用太花哨的格式? 需要為他人創建一個大體的摘要或是總體的概述嗎? 在決定工作表的樣式時,明確地考慮受眾對象非常重要。

  如果您對工作表中的數據很熟悉,也就是說,如果這些數據就是您的工作,或許您對詳細資訊的興趣要比其他人大得多。您需要像這些資訊的受眾對象那樣去思考,告訴他們什麼是他們需要知道的— 不要多,當然也不應該少。如果您的工作表中包含了很多您的受眾對象並不真正需要看到的數據,這種狀況是經常發生的,此時您可以為更好地整體理解來特別創建一個匯總工作表。

  策略提示

  如果工作表有超過一種的受眾對象,此時應為每組對象創建不同的匯總工作表,而所有的工作表都使用相同的底層數據。

電腦枝術

  您不在時工作表還可以工作嗎?

  如果您創建的工作表有時會被其他人使用,此時應確保您的工作表是可以理解並被準確記錄的。很多人並沒有考慮到這件事,但是您在創建每一個工作表的時候,無論是商業還是私人用途,都應意識到某一天被其他人使用的可能性,而且是在沒有您的幫助的情況下。如果有一天您換了工作,您會給自己的繼任者留下一筆卓越的遺產,這會給您的形象加分。少量的記錄可以支撐一個漫長的過程。

  您在為重要的個人記錄準備工作表時,還應考慮到您的生存期問題。這可不是危言聳聽,如果您遇到什麼意外,您的家庭可能因無法破譯您的金融工作表而陷入困境。

  策略提示

  使用“評論”選項,在需要少量說明的地方添加注釋。

  工作表依賴導入的數據嗎?

  很多人使用從別處編輯的數據作為工作表分析的基礎。例如,通常位於您的電腦上或網路上某處的資料庫是您提取和分析特定資訊的庫。如果是這樣的話,儘量讓自己輕鬆一些。

  通常,我們使用專門的方法來工作— 那就是,在需要的時候快速完成,不特別關注重複性問題。如果您從資料庫收集資訊,則可以構建一個隨時都能重複執行的查詢,而不用每次都從頭再來。這樣您就可以確保導入的數據每次都能以相同的方式來構建。

  您可以使用導入數據的結構作為工作表設計的基礎。或者,也可以把導入數據放在一個沒人看得到的單獨的表中,然後只提取有關的資訊來建立一個格式完美的表。例如,下圖所示的就是這樣一個工作表,可以看到原始數據是在資訊表後面的一個單獨的表中。



  注釋 有時一說到“資料庫”這個詞,人們就會想到一堆晦澀的專業術語。儘管使用“資料庫” (資料庫:與特定主題或用途相關的數據的集合。在資料庫內,關於特定實體的資訊(如雇員或訂單)分類歸納到表、記錄和字段中。)程式可能很複雜,但想一想,您在 Excel 中創建的許多工作表實際上就是原始的資料庫。電話簿是一個列印形式的資料庫的例子。在資料庫術語中,電話簿中的每一個電話列表都是資料庫的一個記錄,列表中的每一項資訊(名字、姓氏、地址和電話號碼)都是一個記錄字段。

  需要超過一個工作表嗎?

  以前的資訊保存在紙上並手工來計算 (可能使用一個十鍵計算器),電子錶格程式是作為一種更好的存儲、表示和解釋資訊的方式而出現的。通常我們在初學舊版的 Excel 時所創建的最早的工作表並不比紙上製作的二維表格更強。

  從老的紙面樣本逐步提高的一種方式是使用模組化設計。模組化設計是一種“結構化編程”或者“面向對象”的方式,是把數據作為獨立的元素刻入邏輯塊中。(另一種被稱為“層次化”的設計方式是以錯誤標識和最大化可讀性為目的來組織的。)如果不需要把詳細數據以一種漂亮的格式來保存,又何必自尋麻煩呢? 這樣,就可以把精力集中在要和他人共用的匯總工作表和圖表的美化上了。

  策略提示

  設計一個工作表系統,而不要把所有的資訊都放在一張工作表上。在模組化設計中,數據有一個表,每種類型的分析有另一個工作表。在一個複雜的模組化系統中,可能需要很多表,每一個都有特定的任務。

  留出了插入新行和新列的空間嗎?

  工作表編寫完成後,考慮到擴充和編輯的需要也是很關鍵的。如果可能的話,在細節區域中添加一些多餘的行和列,保持總計和詳細數據之間有一到兩行或列的距離是個不錯的主意。最常見的編輯動作之一就是插入新的行和列。

  這些年來 Excel 在這上面已經有很大進步,我們這些老人所收集的很多準則都已經過時了。但把事情搞糟仍然是有可能的。有一個相當著名的關於會計的故事,他在一組單元格的底部加了一行,卻忘記了調整總計公式,結果他因少算 20 萬美元而被解雇。

  什麼是道德? 謹慎地編輯工作表並且嚴格地自我審查, 尤其這是您職責所在的時候。

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